dStyle biedt Jumbo Maritime kwaliteit in documentenstroom

Jumbo Maritime, unieke vervoerder van complexe installaties

IT-Applicatiemanager Ralph Jansen:  ‘Ik geloof in de kracht van de oplossing’

Jumbo Maritime, met hoofdvestiging in Schiedam, heeft tien enorme vrachtschepen in de vaart. Elk schip is uitgerust met twee kranen. Hiermee was Jumbo de eerste op de markt, lange tijd ook de enige en heeft het bedrijf daarmee een grote voorsprong op de concurrentie opgebouwd. Weliswaar zijn er schepen die meer tonnage kunnen vervoeren dan de 650 tot 3.000 ton die de Jumbo-schepen aankunnen. Maar die schepen hebben de hulp van kraanschepen nodig om te beladen, of moeten worden afgezonken. Dat brengt veel extra kosten met zich mee.

Jumbo vervoert enorme, complexe installaties: onderdelen van raffinaderijen, olie- en gasinstallaties, en ook scheepsonderdelen en jachten. De vrachtschepen hebben een beperkte diepgang. Zo kunnen zware ladingen zelfs in havens die vele mijlen stroomopwaarts aan rivieren liggen, worden afgeleverd.

Windmolens op zee

Behalve shipping voert Jumbo ook offshore-activiteiten uit. ‘Twee schepen zijn uitgerust met DP2, een systeem waarmee het schip precies kan manoeuvreren en op dezelfde plaats kan blijven liggen,’ zegt Ralph Jansen, IT Application Manager van Jumbo. ‘We plaatsen onder meer onderwaterankers, waarmee boorschepen worden vastgelegd, en transition pieces – verloopstekkers tussen de voet en de paal – van windmolens op zee. Dat vereist een enorme nauwkeurigheid.’

Als Application Manager is Ralph Jansen verantwoordelijk voor de IT-omgeving op de kantoren in Schiedam, Singapore, Tokyo, Shanghai, Seoul, Houston en Manilla. Zijn aandacht is vooral uitgegaan naar de documentenstromen tussen kantoren, partners, schepen, externe partijen, havens en opdrachtgevers.

Enorm boekwerk

Die stromen zijn enorm. ‘Excel-berekeningen over de stabiliteit van onze schepen, ladingen die bij elkaar passen, locaties op het dek waar zij moeten staan en in welke volgorde. Tekeningen in AutoCAD die de berekeningen ondersteunen, en andersom. Eigenschappen van ladingen. Projectplannen. Planningen. Procedures die gevolgd moeten worden, ook in geval van nood. Contracten. Verzekeringen.’ Samenvattend: ‘Alles wat erin moet worden opgenomen, en dat leidt tot een enorm boekwerk.’

Voorheen werd vooral gewerkt met losse documenten. Bovendien was het de kantoren niet mogelijk om elkaars databestanden te raadplegen. Met alle risico’s van dien. ‘Verkeerde gegevens die worden overgenomen. Foute formulieren en sjablonen. Verouderde berekeningen. Allemaal zaken die je niet wilt, omdat ze leiden tot tijdrovend herstelwerk. En dan heb ik het nog niet over het zoeken naar documenten.’

Documentcreatie

Alle reden voor Jumbo om over te gaan tot een geavanceerd DMS-systeem, gebaseerd op SharePoint. De leverancier ervan wees Ralph op de toegevoegde waarde die Documentaal biedt. ‘Een centraal beheer van de documenten zodat je weet dat iedereen de meest recente versie voor zich heeft. Een grote en eenvoudige toegankelijkheid tot die documenten dankzij de geautomatiseerde toevoeging van metadata aan elk document. En documentcreatie op een eenduidige wijze.’

Anderhalf jaar is er gewerkt aan deze oplossing, de eerste in haar soort die online opereert. ‘Zodra we kans kregen, wilden we onze systemen naar de cloud migreren, waar de leverancier deze optimaal en real time kan beheren. We willen ons op de corebusiness focussen. Voor IT is dat de vraag van de medewerkers en het aanbod van de markt op elkaar afstemmen. We moeten ons niet te veel willen bezighouden met het beheer en de techniek van de applicaties.’

Belangrijke meerwaarde

Jumbo en Documentaal zijn gelijk opgegaan in de ontwikkeling van de online-versie. Ralph Jansen heeft er graag tijd voor vrijgemaakt. ‘Ik geloof in de kracht van de oplossing. We hebben de documenten direct onder één knop beschikbaar. Als ik zie wat dStyle doet, is dat precies wat wij voor ogen hadden. Dat is voor ons van grote waarde. Tegelijk is het een oplossing die voor élke organisatie een belangrijke meerwaarde biedt, dus dat is de winst van Documentaal.’

Stapsgewijs wordt de nieuwe manier van werken geïntroduceerd bij de verschillende afdelingen. ‘Collega’s pakken direct zaken op: hé, dat is handig! De combinatie van DMS en documentcreatie biedt ons veel kwaliteit: altijd de juiste versie, gelijkvormigheid, snelheid. Er is veel handwerk weggenomen.’

Doel voor ogen

Hij prijst de samenwerking met Documentaal. ‘Ontzettend plezierige en deskundige mensen. Flexibel in hun opstelling. Natuurlijk hadden we het soms moeilijk, maar van twee kanten is altijd het doel voor ogen gehouden.’